第一章  总  则

第一条 为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进学校治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《山西省档案管理条例》《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》，特制定本办法。

第二条 从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本办法。

本办法所称档案，是指学校在党政、教学、科研、基建、仪器设备、产品、出版、外事、财会等活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  坚持中国共产党对档案工作的领导。学校加强档案工作，将档案工作纳入学校发展规划，档案工作经费预算列入学校预算，确保档案事业发展与学校发展水平相适应。

第四条  学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，运用现代化技术与管理方法，通过资源整合与开发，为学校的改革发展提供服务。

第五条  学校采取措施，加强档案宣传教育，增强师生档案意识。师生都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。

第二章  档案机构和职责

第六条  学校设立图书馆（档案馆），配备专职档案人员，对学校档案工作进行组织、协调和管理。对于某些需特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案，设立档案分室，分室受图书馆（档案馆）和业务主管部门双重领导。

第七条  图书馆（档案馆）是学校档案工作的业务管理部门，主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）制定全校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实。

（三) 组织协调各部门档案工作，进行业务指导、监督、检查和评比等；

（四）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料，建立统计台账，按照国家有关规定填报学校档案工作年报及有关统计报表。

　 （五）编制检索工具，积极开发档案信息资源，编研、出版档案和校史参考资料；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放或利用工作；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；；

（九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动；

（十）开展档案学术研究和交流活动。开展多方面的协作，进行档案信息交流。

第八条  档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。对长期接触有毒有害物质的档案人员，按照有关规定采取防护措施防止职业中毒事故的发生。

第三章  档案收集、归档、管理与保护

第九条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制，即凡部门、课题组形成的形成的具有保存价值的文件材料，由立卷人按文件的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排件号、页号、填写卷内目录和备考表，交本部门、课题组档案工作人员检查，领导审批、装订后向档案室移交，同时履行移交签字手续。

第十条  学校实行“三纳入”、“四同步”、“五把关”归档制度。“三纳入”，即把档案工作纳入到各部门的工作计划和规章制度，纳入教学、科研、党政工作的具体管理工作，纳入到管理人员的职责范围；“四同步”即布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作；“五把关”即鉴定、验收、上报关，仪器设备开箱关，毕业生离校关，职称评定关，评奖考核关。没有完整、准确、系统的档案材料不予“过关”。

第十一条 学校确定各类文件材料归档范围和档案保管期限，制定档案立卷归档工作规范，做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。纸质档案材料和电子档案材料要同步归档，文件材料的归档范围主要包括：

（一）党群类：主要包括学校党委、纪检监察机构、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级部门和学校关于党群工作的文件材料。

　　（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级部门和学校关于行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（四）科研类：主要包括反映学校科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。

　　（五）基本建设类：主要包括反映学校基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件，招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。

　　（六）仪器设备类：主要包括学校仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

　　（七）产品生产类：主要包括学校在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

　　（八）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报及其他学术刊物等。

　　（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十）财会类：主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料等文件材料。

（十一）声像载体类：主要包括反映学校教学活动的各类照片、录像、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等，并需附以相应的文字说明。

（十二）实物档案：主要包括领导题词、名人字画、机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉主证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动中制作的各种纪念品。

（十三）名人档案：主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。

第十二条  学校与其他单位分工协作完成的项目，由学校主办的，档案由学校主办单位整理归档；由学校协作的，由协作单位整理与自己承担的任务有关的档案归档。

第十三条  凡个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第十四条 注重加强与学校有关的各种档案史料的征集。对于教职员工在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十五条 文件材料归档时间

（一）党群类、行政类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类文件材料应在次年6月底前归档；

（二）教学类文件材料一般在次年6月底前归档，其中，各类学生的学籍卡（或成绩单）、取得毕业资格学生电子注册名单（光盘）、毕业生集体照片应在学生毕业后6个月内归档；

（三）科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档；

（四）基本建设类文件材料应在项目竣工后3个月内归档；

（五）财会类档案可在本单位保存一年，然后移交档案馆。

　　（六）重大活动档案应在活动结束后2个月内归档。

第十六条 向图书馆（档案馆）移交档案，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料（包括纸质、照片、录像带等各种载体形式）应完整、准确、系统，按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，填清密级程度，分类整理、立卷，并认真填写移交清单；

（二）归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合归档要求；

（三）要认真填写全引目录一式三份，案卷标题要简明确切，文字工整、清晰；

（四）案卷内不得有订书钉之类铁器，不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔等易褪色的字迹（包括领导的签批），也不得用复写纸书写。

第十七条  图书馆（档案馆）对移交入库的档案进行必要的加工整理，按照国家教育部制定的《高等学校档案实体分类法》的要求进行分类、编号和排列。

第十八条  图书馆（档案馆）根据国家教育部有关规定，编制符合学校实际情况的党政、教学、科研等各类档案保管期限表，经校领导批准后执行。并上报上级档案部门备案。

第十九条  图书馆（档案馆）定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，并由学校档案鉴定小组对已失去保存价值的档案，征得档案产生部门的同意，造册报校主管领导批准后，予以销毁。未经鉴定小组鉴定和领导批准，不得销毁任何档案。

第二十条  学校为档案馆提供专用的、符合档案保管要求的档案库房。存放涉密档案设专门库房或专柜，由专人负责管理。存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。档案库房的技术管理工作，按《关于档案库房的管理规定》执行，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防暴晒等工作。

第二十一条 图书馆（档案馆）要重视研究和改进档案保护技术，对库房内保存的档案每年应全面查看一次，发现破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。 　

第二十二条 学校建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高抗风险能力。

第二十三条  学校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种：

1．永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列永久保管；

2．长期：凡是反映一般活动，在较长时间内对本校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为十六年至五十年左右。

3．短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年以内。

第四章  档案的利用与公布

第二十四条  学校应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。

　　属于下列情况之一者，不对外公布：

　　（一）涉及国家秘密的；

　　（二）涉及专利或者技术秘密的；

　　（三）涉及个人隐私的；

　　（四）档案形成单位按规定限制利用的。

第二十五条 校内工作人员因工作需要可以直接查阅、借阅本单位归档的档案；查阅、利用非本部门归档的档案，须经档案形成部门负责人批准同意，必要时报请其分管校领导批准；需要利用的档案涉及国家秘密的，应经学校保密委员会批准。

第二十六条 校外单位出于工作需要利用档案，需持有单位介绍信和经办人员有效证件，表明利用档案的目的和范围，经校内对应业务部门批准并在图书馆（档案馆）履行相关登记手续后，方可查阅。校外人员利用档案，须持本人合法身份证明，经图书馆（档案馆）批准，可利用已公布的档案或者内容切实与己相关、不涉及其他人员信息的档案。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应优先提供。借阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。

第二十七条 学校重要、珍贵档案或者实物档案、孤本档案，图书馆（档案馆）原则上不提供原件,如有特殊需要借出原件的，须经档案形成部门负责人及其分管校领导批准，并与档案馆签署“借出档案安全保管承诺书”后办理借出手续，档案借出期间的安全及法律责任由借出单位负责。　  

第二十八条   学校图书馆（档案馆）是学校出具档案证明的唯一机构。加载有档案馆签章标识的档案复制件，具有与档案原件同等的效力。

第二十九条 图书馆（档案馆）应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利 。凡来档案室利用档案的师生或社会各单位及个人均应遵守档案室制定的《档案查（借）阅管理办法》。档案保管利用和开放过程中的保密问题，按《档案室保密制度》执行。

　　 第三十条 寄存在学校图书馆（档案馆）的档案，归寄存者所有。学校图书馆（档案馆）如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第三十一条 图书馆（档案馆）应积极开展档案编研工作，出版档案史料。档案研究人员研究整理档案，应当遵守档案管理的规定。

第三十二条　图书馆（档案馆）及各部门可利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，对师生进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。

第三十三条  积极开展编研工作，保证每年的《文件汇编集》、《大事记》按时完成，促进档案信息的传递，充分发挥档案信息的作用。

第三十四条  要加强档案利用效果的登记。认真填写《档案室借阅情况登记表》及《利用效果登记表》。

第五章 档案信息化

第三十五条  学校应当将档案信息化纳入学校信息化发展规划，加强档案信息化建设，健全档案信息化管理制度，完善档案信息化基础设施和条件，并采取措施保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第三十六条　学校应当建立档案、文秘、信息技术、安全保密等部门工作协同机制，积极推进与办公自动化系统、业务系统等相互衔接电子档案管理信息系统建设，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，并符合长期有效的保存要求。

第三十七条　档案馆应当加强数字档案馆建设，运用现代信息技术对档案数字资源进行收集、整理、保存和提供利用。各部门形成的电子文件材料可以单独以电子形式归档和移交。图书馆（档案馆）应当按照国家规定，对重要电子档案进行异质异地备份保管。

第六章 监督与检查

第三十八条 学校定期对图书馆（档案馆）的工作情况进行检查：

（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；

（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；

（三）档案工作人员管理情况；

（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；

（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；

（六）对学校各部门等的档案工作监督和指导情况。

第三十九条　图书馆（档案馆）发现本单位存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向学校报告。档案主管部门及学校发现图书馆（档案馆）存在档案安全隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。

　 第四十条  学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，档案工作考核纳入部门工作目标责任制考核工作体系，从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、立卷人业务能力、档案编研等方面进行考核。

第四十一条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励。

　　（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著，考核优秀的；

　　（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

　　（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

　　（四）将重要或珍贵档案捐赠给学校图书馆（档案馆）的；

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第七章   法律责任

第四十二条 学校对具有下列行为的部门或者个人应依照相关规定给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

　　 (一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　 (二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　 (三)涂改、伪造档案的；

　　 (四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附  则

第四十三条  本办法由学校授权图书馆（档案馆）解释。

第四十四条  本办法自公布之日起执行。

                                                                         2023年6月5日